Vorbereitet sein! – 7 Fragen zur krisenresilienten Kitaverpflegung

Das Projekt wurde vom Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat (BMLEH) initiiert. Den entscheidenden Anstoß gaben die Erfahrungen aus der COVID-19-Pandemie: Sie legte offen, dass für die Kita- und Schulverpflegung kaum Krisenstrategien existierten, um eine gesundheitsfördernde Essensversorgung auch bei unvorhersehbaren Störungen verlässlich abzusichern. Die Kita-Verpflegung deckt bis zu 40 Prozent des täglichen Energie- und Nährstoffbedarfs der Kinder ab und ist entscheidend für ihre körperliche und geistige Entwicklung. Besonders bei Kindern unter fünf Jahren ist ein Ausfall der regelmäßigen Mahlzeiten inakzeptabel. Zudem erhalten etwa 10 Prozent der Kinder zu Hause keine regelmäßigen Mahlzeiten; für sie ist die Kita-Verpflegung eine wichtige soziale Absicherung.

Ziel der Studie war es zunächst, mögliche Risiken zu identifizieren, die zu einer Unterbrechung der Kita- und Schulverpflegung führen können. Anschließend wurden unter Einbezug relevanter Akteure (wie Kindertagesbetreuung, Cateringunternehmen, kommunalen Großküchen und Vernetzungsstellen) Lösungsstrategien erarbeitet und unterstützende Materialien zur Sicherstellung der Mittagsverpflegung bei ungeplanten Störungen und Unterbrechungen entwickelt. Die Materialien sollen vor allem Kitaleitungen und Träger, aber auch Dienstleister für das Thema sensibilisieren und sie dabei unterstützen, die Verpflegung möglichst krisenfest aufzustellen.

Die Auseinandersetzung mit einer krisensicheren Verpflegung ist für Kitas und Träger von entscheidender Bedeutung, da das Mittagessen in der Einrichtung für viele Kinder elementar zu einer gesundheitsfördernden Ernährung beiträgt und deshalb auch bei unvorhersehbaren Ereignissen gewährleistet bleiben muss. 

Es gibt mehrere Gründe, warum Einrichtungen mögliche Ausfallsituationen planen sollten: Zum einen, um die Verpflegung möglichst aufrecht zu erhalten und zum anderen, um schnell auf kurzfristige Störungen reagieren und somit handlungsfähig bleiben zu können. Dies setzt eine Auseinandersetzung mit möglichen Risiken und eine gute Notfallplanung voraus. 

Im Projekt wurde ein „Digitaler Werkzeugkoffer“ entwickelt, der den Verantwortlichen praktische Hilfestellungen bietet. Er umfasst Handlungsempfehlungen und spezifische Leitfäden für kurz-, mittel- und langfristige Störungen (1–3 Tage bis zu über 20 Tage). Darüber hinaus enthält er Checklisten zur Vorsorge (unter anderem Prüfung von Verträgen und Notstromoptionen) und für das Vorgehen im Krisenfall (zum Beispiel Informationsketten und Notverpflegung). Wir haben auch eine Anleitung zur Erstellung eines eigenen Notfallplans sowie einen Musternotfallplan erarbeitet, der als Vorlage individuell angepasst werden kann. Zudem finden sich im Werkzeugkoffer Hinweise für die schnelle und transparente Information der Eltern sowie Anregungen für ein Notverpflegungskonzept, das einfache Notfallgerichte (wie Nudeln, Grießbrei) oder den Einsatz von Vorräten und Lieferdiensten empfiehlt, um die Zeit bis zur Wiederherstellung der regulären Versorgung zu überbrücken.

Die Unterbrechung der Mittagsverpflegung in Kitas kann durch eine Vielzahl an Faktoren ausgelöst werden, wobei der Personal- und Fachkräftemangel aktuell als das größte Gefährdungspotenzial eingestuft wird. Akute Krankheitswellen, strukturelle Defizite in der Personalverfügbarkeit können dazu führen, dass die Prozesskette der Versorgung an verschiedenen Stellen – von der Zubereitung bis zur Ausgabe – beeinträchtigt wird oder ganz abreißt. 
Ein weiteres Risiko stellen technische Defekte und infrastrukturelle Mängel dar; veraltete Küchengeräte sowie marode Strom- oder Wasserleitungen in den Einrichtungen können die Zubereitung und die notwendige Hygiene unmittelbar behindern.

Hinzu kommen regionale Stromausfälle, so dass in den Einrichtungen weder gekocht noch gekühlt werden kann. Die steigende Gefahr durch Cyberangriffe zum Beispiel auf IT-Systeme großer Cateringunternehmen können zudem zu weitreichenden Störungen der digitalen Bestell- sowie Logistikprozesse führen. Auch die zunehmende Marktkonzentration auf wenige große Caterer erhöhen die Abhängigkeit und Störanfälligkeit des Systems. 

Wir haben drei praxisnahe Szenarien näher betrachtet. Das erste Szenario simuliert eine kurzzeitige Störung von ein bis drei Tagen durch einen regionalen Stromausfall, bei dem Caterer und Großküchen aufgrund der fehlenden Stromversorgung weder produzieren noch kühlen können und auch die Logistik für den Speisentransport zum Erliegen kommt.
Für den mittelfristigen Zeitraum von vier bis zwanzig Tagen wurde eine Grippewelle angenommen, die zu massiven Personalausfällen führt. Hierbei müssen die verbliebenen Mitarbeitenden den Betrieb durch stark vereinfachte Speisepläne, den verstärkten Einsatz von Fertigprodukten oder eine Reduzierung der Angebotsvielfalt aufrechterhalten, was häufig mit längeren Wartezeiten für die Kinder einhergeht.
Das langfristige Szenario betrachtet Unterbrechungen von mehr als zwanzig Tagen, ausgelöst durch mehrmonatige bauliche Sanierungsmaßnahmen. In diesem Fall ist die Nutzung der hauseigenen Infrastruktur unmöglich, was die Verantwortlichen dazu zwingt, alternative Räumlichkeiten und organisatorische Übergangslösungen für die Versorgung zu finden.

Diese Szenarien dienten in der Studie als Grundlage für Fachdiskussionen, um die Praxistauglichkeit der im digitalen Werkzeugkoffer enthaltenen Maßnahmen und Notfallpläne zu prüfen und die Resilienz der Verpflegungssysteme zu stärken.

Um bei einem Ausfall der Mittagsverpflegung handlungsfähig zu bleiben, sollten Kitas und Träger ein systematisches Krisenmanagement etablieren, das auf präventiver Vorsorge und pragmatischen Sofortmaßnahmen basiert. Strategisch entscheidend ist die Erstellung detaillierter Notfallpläne mit klaren Zuständigkeiten sowie der Aufbau von Netzwerken zu alternativen Versorgern wie benachbarten Großküchen, Krankenhäusern oder lokalen Lieferdiensten. Bei externer Belieferung sollten Verträge zudem auf Klauseln für Ersatzessen geprüft werden. Ergänzend empfiehlt es sich, gezielt Vorräte an haltbaren Lebensmitteln wie beispielsweise Nudeln, Reis, Hülsenfrüchte sowie Knäckebrot und Aufstriche für kalte Mahlzeiten für mindestens zwei Tage anzulegen. 

Im Ernstfall steht die Sicherung der Grundbedürfnisse „Sättigung und Kalorien“ vor der strikten Einhaltung von Verpflegungsstandards, wobei durch einfache Rezepte und standardisierte Abläufe auch fachfremdes oder pädagogisches Personal die Notverpflegung übernehmen kann. Zur Unterstützung können Kitas auf den „Digitalen Werkzeugkoffer“ mit seinen Checklisten und Vorlagen zurückgreifen, während eine abschließende Analyse des Störereignisses hilft, die Resilienz für zukünftige Krisen zu stärken.
Darüber hinaus sollten Eltern möglichst unverzüglich via E-Mail oder Apps über die Situation informiert werden, um Transparenz zu schaffen und gegebenenfalls die Organisation privater Lunchpakete zu ermöglichen. 

Hinsichtlich der Sicherstellung einer gesundheitsfördernden Kita-Verpflegung im Krisenfall weisen städtische und ländliche Regionen Gemeinsamkeiten und auch spezifische strukturelle Unterschiede auf. Die grundlegende Wahrscheinlichkeit für systemische Risiken wie etwa regionale Stromausfälle, Cyberkriminalität oder Personalengpässe wird für beide ähnlich bewertet.

Ein wesentlicher Unterschied zeigt sich jedoch beim Risiko der Marktkonzentration, das in ländlichen Gebieten als kritischer eingestuft wird. Da dort oft deutlich weniger Catering-Anbieter zur Verfügung stehen und kleinere, lokale Betriebe zunehmend vom Markt verschwinden, erhöht sich die Abhängigkeit der Einrichtungen von wenigen verbliebenen Dienstleistern. Während städtische Kitas im Ernstfall auf eine Vielzahl von Ausweichmöglichkeiten wie benachbarte Caterer, Studierendenwerke oder Krankenhäuser zurückgreifen können, fehlen solche Alternativen im ländlichen Raum häufig.

Demgegenüber können ländliche Regionen von ihren kleinteiligeren Strukturen profitieren, da dort oft kürzere Wege in der Kommunikation und eine engere Zusammenarbeit bestehen. Dies kann eine schnelle und pragmatische Abstimmung zwischen den Akteuren im Krisenfall erleichtern. Gleichzeitig führt die geografische Lage auf dem Land jedoch zu logistischen Herausforderungen: Technische Defekte können dort beispielsweise zu längeren Versorgungsunterbrechungen führen, wenn Reparaturdienste aufgrund weiter Anfahrtswege deutlich mehr Zeit benötigen, um die Betriebsbereitschaft vor Ort wiederherzustellen.

Ein effektiver Notfallvorrat sollte primär aus haltbaren, leicht zuzubereitenden Lebensmitteln wie Nudeln, Reis, Grießbrei oder Dosengemüse bestehen, idealerweise ergänzt durch einen Tiefkühlüberhang für mindestens zwei Tage. Im Kita-Alltag lässt sich die Krisenvorsorge sinnvoll einbinden, indem vorhandene Ressourcen für Frühstück oder Vesper wie Brot, Gemüse und Obst flexibel zu einer improvisierten Mahlzeit umfunktioniert werden.

Damit im Ernstfall keine Verzögerungen auftreten, sollten einfache Rezepte, Kochanleitungen sowie Abläufe zur Hygiene und Portionierung in einem digitalen Notfallplan notiert sowie zusätzlich ausgedruckt und für alle leicht auffindbar in einem Ordner abgelegt werden. Zur dauerhaften Einsatzbereitschaft gehört zudem eine mindestens jährliche Prüfung der Lebensmittelbestände und Kontaktlisten sowie die regelmäßige Schulung des Teams im Umgang mit dem Notfallplan. Nicht zuletzt ist eine frühzeitige und transparente Kommunikation gegenüber den Eltern notwendig, um über die im Bedarfsfall vereinfachte, aber sättigende Verpflegung aufzuklären und Verständnis für Notlösungen zu schaffen.